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Word+Excel理清混乱的信息

时间:2016-12-23 12:19:22  来源:电脑爱好者2016年22期  作者:愚人

在日常工作中我们经常要对数据进行整理,一些数据由于原始录入时没有按照一定的标准输入,这样在后期整理时就显得比较麻烦。比如笔者所在公司人事部的MM,在招聘现场记录招聘人员信息时为了图快,直接在记事本使用“人名+电话号码”的方式记录大量招聘人员的信息(图1)。现在回到公司后MM需要在Excel中按照“人名+电话号码”各一列的方式重新整理,因为人员信息较多,重新录入工作量就较大。现在借助Word和Excel即可快速整理数据(本文中所有电话数据皆为自动填充的数据,纯为杜撰)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  首先在记事本全选复制上述数据,打开Word 2016后将其粘贴到新建文本文件中。点击“替换”,在弹出的查找与替换窗口,查找的内容输入“[0-9]{1,}”,[0-9]的意思是查找数据中包含0-9的数字(因为用户的电话号码都是由这些数字组成的)。{1,}表示查找一个字符以上的字符串,这里大家可以根据实际数据情况进行特定数据的查找。比如要查找身份证号码,则使用“ [0-9X]”(因为有些用户的身份证会包含x字符校验码),要查找用户的英文用户名称则使用“[a-z]{1,}”(英文用户姓名由a-z组成)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  单击“更多”按钮,展开下拉窗口,勾选“使用通配符”,切换到“替换为”输入框,点击“替换”选项的“特殊格式”,在展开的通配符列表依次点击“制表符”、“查获内容”、“段落标记”,即输入“^t^&^p^”。其中“t”是制表符,表示在将找到的电话号码前加上制表符,即将姓名和电话号码使用制表符隔开,这样就可以将姓名和电话复制到Excel的两列中。^& 表示查找的字符,查找什么数据就代表什么类型数据,这里指用户电话号码数据。^p是换行符,意思是在找到符合要求的数据后另起一行,前后用户信息各以一行排列。最后点击“全部替换”(图2)。 n9X读杂志网duzazhi.com

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  这样完成替换后在Word中就可以看到原来杂乱的数据变为“姓名+制表符+电话号码”的格式,接下来将整理后的数据复制到Excel即可(图3)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  启动Excel,选中两列用于存放上述数据,右击单元格选择“设置单元格格式”,在打开的窗口中将格式设置为“文本”,这样电话号码不会变为默认的数字(否则手机号码默认会以科学计数法显示,图5)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  返回Word窗口,全选处理后的数据选择“复制”,切换到Excel,右键单击A2单元格,在粘贴选项中选择“匹配目标格式”,这样数据就粘贴到Excel的列中了(图6)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  由于手机号码都是11位数字,为了防止在手工录入中遗漏手机号码的数字,在Excel中还可以使用Excel中的数据有效性来查错。 n9X读杂志网duzazhi.com

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  选中B2,点击“数据→数据验证”,在弹出的窗口中,验证条件选择“自定义”,在公式栏输入“=AND(LEN(B2)=11,ISNUMBER(B2),MOD(B2,1)=0)”,这个公式有三个条件,AND(LEN))表示输入数据长度必须为11位,多余或者少于该长度都是错误数据,ISNUMBER表示输入数据为数值,MOD表示输入数据必须为整数,不能带小数点。勾选“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”,将公式填充到电话号码这列的所有单元格(图7)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  返回Excel窗口,选中B列,这样Excel会对电话号码这列数据进行校验,点击“数据→数据验证→圈释无效数据”,这样所有错误的电话号码都会被红色圈记标识出来,按提示进行更改即可(图8)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  设置上述校验公式后,以后如果要在上述文件中继续添加用户电话号码,只要输入的位数不是11位,Excel都会自动弹出提示,提醒我们这里输入了错误的数据(图9)。 n9X读杂志网duzazhi.com
  小提示 n9X读杂志网duzazhi.com
  我们也可以根据实际情况灵活使用通配符,比如为了保护员工的隐私,在公布一些员工信息如公司年会中奖时,需要隐藏员工的手机号码信息。此时只要在查找框输入“(1??)????(????)”,即查找所有1开头的电话号码,前后括号标识的字段保留原样,在需要替换内容框输入“\1****\2”。这里“\1”是指查找内容中的第一个表达式,“\2”是指查找内容中的第二个表格式,这个保留原样,将中间字段(4位数字)替换为“****”,最后单击全部替换即可(图4)。n9X读杂志网duzazhi.com

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